Grundsätzlich wird an einem Dokument gearbeitet (und nicht an den Sicherungskopien oder den Backups). Das Dokument wird nach folgenden Namensschema benannt:

• Document (Name).Extension

Beispiel:

• Bachelorarbeit (Max Mustermann).docx

Nach jeder Bearbeitungsphase wird das Dokument gespeichert und die genutzte Applikation (Word, Excel, …) geschlossen! Beim Arbeiten innerhalb eines lokalen Cloud-Ordners (z.B. Nextcloud, OneDrive, …) bleibt der Rechner noch ein bis zwei Minuten online, um zu gewährleisten, dass alle Änderungen erfolgreich in die Cloud synchronisiert wurden.

Neben dem Dokument selbst werden alle für das Dokument erforderlichen Dateien in einem dafür vorgesehenen Ordner abgelegt. Dazu gehören unter anderem:

• Bilder
• Grafiken
• Tabellen
• Fonts
• Links
• …

Dieser Ordner kann beispielsweise folgendermaßen benannt werden:

• addons

Mindestens einmal täglich und immer wenn größere Änderungen an einem Dokument anstehen sollte für die aktuell bearbeiteten Dokumente eine Sicherungskopie erstellt werden. Dazu für jede bearbeitete Datei eine Kopie erstellen und nach folgenden Namensschema benennen:

• JJJJMMDD-NNN-DocumentName.Extension

Wobei folgendes gilt:

• JJJJ - das aktuelle Jahr
• MM - die aktuelle Monatszahl
• DD - der aktuelle Tag im Monat
• NNN - fortlaufende Nummer pro Tag, beginnend mit 001

Beispiel: Die erste Sicherungskopie des Dokuments Bachelorarbeit (Max Mustermann).docx am 31.10.2024 wird folgendermaßen benannt:

• 20241031-001-Bachelorarbeit (Max Mustermann).docx

Die zweite Sicherungskopie des gleichen Dokuments am selben Tag erhält folgenden Namen:

• 20241031-002-Bachelorarbeit (Max Mustermann).docx

Am nächsten Tag (01.11.2024) ist der Name der ersten Sicherungskopie folgendermaßen:

• 20241101-001-Bachelorarbeit (Max Mustermann).docx

Außerdem ist es für eine bessere Übersicht hilfreich, diese Sicherungskopien in einem Unterordner (z.B.: Sicherungen oder alteVersionen) abzulegen.

Jeden Abend sollten Backups aller relevanten Dokumente (Textdokumente, Bilder, Tabellen, Sicherungskopien, …) erfolgen:

• Alle Dateien auf (mindestens) ein externes Medium kopieren:
  • USB-Stick
  • externe Festplatte
  • …
• Alle Dateien auf einen Cloudspeicher kopieren (falls in der Cloud gearbeitet wird, das Backup auf einer weiteren Cloud ablegen):
  • Nextcloud
  • Microsoft Onedrive
  • Google Drive
  • …